初心者のためのマニュアル作成の進め方と６つのコツ

どうも、こんにちはジャックです。

みなさんも仕事をしていると人の手が借りたくなる時はありませんか。

事務作業は得意な人に任せたい。

データ入力を他の人にお願いしたい。

こんな願望って毎日同じ作業をしていると出てきます。

そんな願望を実現するために！

初心者のためのマニュアル作成のコツを伝授します。

今回は作成手順というより、

誰でも・短時間で理解でき・同じ結果が得られる

マニュアル作成のコツをお伝えします。

なので

今回の記事はこんな人達にオススメ！

・毎日の作業を他の人にお願いしたい、マニュアル作り初心者の方

・誰でもできる分かりやすいマニュアル作りのコツを知りたい方

・誰がやっても同じ結果になるシンプルなマニュアルを作成したい方

マニュアル作成の進め方と６つのコツ

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業務の洗い出しと注意事項はこう書け！

洗い出し作業とは業務の棚卸しです。業務達成までのすべての作業を書き出しましょう。注意事項を書き出すときのコツはページを半分に折り込みを入れること。左にすべての作業を箇条書きして、右に注意事項を書きましょう。

注意事項は「どうすれば」を意識する

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「どうすれば」注意事項を避けられるのかを、読み手が理解しやすいように書いてあげましょう。例えば、飛び出し注意！は注意事項の悪い例です。逆にいつ飛び出していいのか、どんなケースで飛び出しては危ないのかを具体的に書いてあげましょう。下が具体例です。

①信号が赤から青に変わってから渡りましょう

②黄色時は必ず待ちましょう

③青になったら手を挙げて渡ること

上記の注意事項を実行すれば車との衝突を避けられますよね！

業務の必要性を確認！必要ないものはカット！

マニュアル作りを進めるにあたって必要のない作業は省くことが大切になってきます。そうすることで時間が短縮され、人件費が浮き、作業も早く終わるからです。そのため、業務の目的を説明できるものだけ残しましょう。目的がないもの、曖昧なものは業務に必要ないことがほとんどです。目的が説明できないものはやめることもマニュアル作りには重要です。

時短できないかを考える・最短ルートの模索

業務の委託では時間＝お金です。時間がかかるほど人件費もかさみます。経費を抑えたい方は限りなく少ない文字で作るがコツです！今の半分でできないか、2人にお願いしていたが1人でも済むのではないかといったようにどうすれば短い時間でマニュアルを遂行できるか考えましょう。

業務を標準化する！結果はいつも同じ

そこのあなた！

全員が下と同じように工具が並べられるマニュアル作れてますか？

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マニュアル作成では基本中の基本になります。誰がやっても同じ結果になるマニュアルを作成しましょう。マニュアル作成者しか理解できないもの、主観が入る内容、指示から複数の答えが出てしまうようなマニュアルはマニュアルではなく、人によって答えが変わる国語のテストのようなものです。正確なデータを手にするためには、結果が同じなる指示書を作っていきましょう。

わたしが自営業時代、中古の本を出品し販売していました。出品作業は業者の方に委託し、マニュアルも作成しました。その時の出品作業マニュアルを元に、業務の標準化を解説します。「書き込みは全てパーセンテージで」これが業務標準化のコツです。書き込みを書く時は全体の何パーセントに書き込みがあるかで統一し、誰が出品をしても同じ内容が出来上がるように工夫していました。その他にも、可、良、非常に良いとコンディションごとに定型文も作っていました。ですので、マニュアル作りでは誰がやっても同じ結果を得られること・他人と交代しても支障が出ない指示を盛り込みましょう。

実験と検証を繰り返す←超重要

ここまで読んでいただきありがとうございます。これでマニュアルも完成です。マニュアルが完成したら実際にスタッフ・メンバーの方にマニュアルを元に作業に入ってもらいましょう。最後のコツは試行錯誤を繰り返すです。作業を進めてもらう中で改善点が沢山出てくると思います。その改善点をひとつひとつ見直し修正することで、組みやすく・成果が出るマニュアルが完成するのです。